10 Thực tiễn Tốt nhất về Sổ sách Kế toán Hiệu quả dành cho Doanh nghiệp Nhỏ

Thực hành sổ sách kế toán tốt giúp bạn luôn cập nhật tình hình tài chính của mình và rất cần thiết để đủ điều kiện vay vốn kinh doanh, nộp thuế và thu hút các nhà đầu tư mới. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu các phương pháp kế toán tốt nhất có thể giúp bạn quản lý tài chính hiệu quả và giúp doanh nghiệp của bạn thành công hơn.

Kế toán là gì?

Sổ sách kế toán là việc thực hành ghi lại tất cả các giao dịch tài chính của một doanh nghiệp. Các giao dịch này, có thể bao gồm mua hàng, đầu tư, doanh thu, v.v., được ghi lại trong sổ cái chung, có thể là sổ tay hoặc bảng tính kỹ thuật số. Chúng cũng có thể được ghi lại trong sổ cái phụ để giúp sắp xếp thông tin.

Sổ sách kế toán có một số trùng lặp với kế toán vì cả hai đều liên quan đến việc chuẩn bị báo cáo tài chính và hồ sơ, nhưng công việc của kế toán viên mang tính phân tích nhiều hơn so với công việc của nhân viên kế toán. Kế toán thường thực hiện các phép tính toán học và theo dõi các xu hướng bằng cách sử dụng dữ liệu được ghi lại bởi người kế toán. Kế toán viên cần phải có bằng cử nhân hoặc có giấy phép hành nghề kế toán viên công chứng (CPA) để làm việc, trong khi nhân viên kế toán chỉ cần bằng tốt nghiệp trung học.

10 phương pháp kế toán tốt nhất dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ

1. Xem xét cẩn thận sổ sách kế toán và hệ thống kế toán
2. Tách biệt tài chính cá nhân và doanh nghiệp
3. Thiết lập các khoản phải thu và các khoản phải trả
4. Thực hiện theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP)
5. Gắn bó với cùng một hệ thống kế toán
6. Duy trì các báo cáo tài chính thông thường
7. Quan tâm nhiều hơn đến quản lý dòng tiền
8. Tiến hành đánh giá hàng quý
9. Kiểm tra kỹ sổ sách kế toán của bạn với thẻ tín dụng và sao kê ngân hàng
10. Thuê các chuyên gia khi cần thiết

10 phương pháp kế toán hiệu quả này không chỉ có thể giúp bạn luôn kiểm soát được tình hình tài chính mà còn cung cấp những hiểu biết có giá trị về tình hình tài chính của doanh nghiệp bạn.

1. Xem xét cẩn thận sổ sách kế toán và hệ thống kế toán

Khi chọn phương pháp kế toán và sổ sách kế toán cho doanh nghiệp của bạn, hãy suy nghĩ cẩn thận, bởi vì việc chuyển đổi có thể khó khăn trong tương lai. Có hai lựa chọn chính:

1. Sổ sách kế toán thủ công. Việc này được thực hiện thủ công và tương đối rẻ (miễn là bạn có đủ thời gian hoặc có nhân lực để thực hiện), nhưng dễ xảy ra lỗi do con người.
2. Kế toán kỹ thuật số. Việc này được thực hiện trên máy tính, sử dụng phần mềm. Đôi khi nó có thể đắt tiền và có thể khiến bạn hoặc nhân viên của bạn mất nhiều thời gian hơn để học cách sử dụng. Nhưng một khi bạn học cách sử dụng nó, nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Nếu đang đánh giá phần mềm, bạn có thể tham khảo hướng dẫn về phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ của Shopify.

2. Tách biệt tài chính cá nhân và doanh nghiệp

Các chủ doanh nghiệp nhỏ nên thận trọng hơn khi tách tài chính kinh doanh khỏi tài khoản cá nhân. Không làm như vậy có thể dẫn đến sự không chính xác trong dữ liệu tài chính của bạn, dẫn đến những người cho vay và các nhà đầu tư tiềm năng từ chối làm việc với bạn. Bạn nên thiết lập các tài khoản ngân hàng riêng biệt cho các vấn đề kinh doanh và cá nhân. Bạn cũng có thể thiết lập điểm tín dụng riêng cho doanh nghiệp của mình để ngăn tình trạng tài chính cá nhân của bạn bị ảnh hưởng tiêu cực bởi doanh nghiệp và ngược lại.

3. Định khoản công nợ phải thu, phải trả

Nhân viên kế toán phải theo dõi các khoản nợ và tín dụng ngắn hạn của doanh nghiệp. Họ làm điều này bằng cách đăng nhập thông tin vào hai tài khoản:

1. Những tài khoản có thể nhận được. Tài khoản này theo dõi tất cả số tiền mà doanh nghiệp nợ đối với các dịch vụ đã cung cấp hoặc hàng hóa đã bán.
2. Các khoản phải trả. Điều này theo dõi tất cả số tiền mà doanh nghiệp nợ trong thời gian ngắn, chẳng hạn như hóa đơn tiện ích và thanh toán cho nhà cung cấp.

Một doanh nghiệp nhỏ có thể thiết lập các tài khoản này bằng cách theo dõi cẩn thận tất cả hóa đơn và hóa đơn. Người kế toán nên ghi lại tất cả các hóa đơn chưa thanh toán trong các khoản phải thu trong khi tất cả các hóa đơn chưa thanh toán phải được ghi lại trong các khoản phải trả.

4. Tuân theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP)

Tại Hoa Kỳ, Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch đã áp dụng các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi (GAAP) để chuẩn hóa kế toán và sổ sách kế toán trong các hồ sơ chính phủ có liên quan. Các công ty giao dịch công khai ở Hoa Kỳ được yêu cầu hợp pháp để sử dụng GAAP. Các công ty tư nhân không bắt buộc phải làm như vậy, nhưng nhiều người chọn làm như vậy để giảm thiểu sự nhầm lẫn cho các kế toán viên bên ngoài.

Nếu quan tâm đến việc mở rộng kinh doanh ra quốc tế, bạn cũng có thể muốn tuân theo Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế (IFRS), cung cấp một bộ nguyên tắc hướng dẫn cho kế toán viên trên toàn thế giới. Các tiêu chuẩn này không ràng buộc về mặt pháp lý nhưng thuận tiện cho các doanh nghiệp muốn giao tiếp với khách hàng quốc tế.

5. Gắn bó với cùng một hệ thống kế toán

Bất kể sử dụng hệ thống kế toán nào, bạn nên gắn bó với nó. Nếu bạn quyết định sử dụng các nguyên tắc GAAP, hãy kiên định với việc sử dụng hệ thống đó và cố gắng không chuyển đổi trừ khi cần thiết. Điều tương tự cũng xảy ra với phần mềm kế toán mà bạn chọn sử dụng hoặc người kế toán mà bạn thuê—hãy chọn một phần mềm phù hợp với bạn và cố gắng gắn bó với phần mềm đó. Điều đó sẽ giúp giảm các biến chứng và giữ cho hồ sơ của bạn chính xác. Nếu hoặc khi bạn cần thuê một nhân viên kế toán mới hoặc tìm một phần mềm kế toán mới, hãy đảm bảo chuyển đổi hồ sơ của bạn một cách cẩn thận và dành thời gian để đảm bảo rằng các lỗi không được đưa vào sổ sách của bạn.

6. Duy trì các báo cáo tài chính thông thường

Hầu hết các doanh nghiệp duy trì ít nhất ba báo cáo tài chính chính:

1. Báo cáo thu nhập. Báo cáo thu nhập trình bày tất cả các luồng doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cụ thể (thường là một năm hoặc một quý).
2. Bảng cân đối kế toán. Bảng cân đối kế toán là một tài liệu cung cấp ảnh chụp nhanh về tài sản và nợ phải trả của công ty vào bất kỳ ngày cụ thể nào.
3. Báo cáo lưu chuyển tiền mặt. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cung cấp thông tin về tiền mặt vào và ra khỏi công ty trong một khoảng thời gian.

Cùng với nhau, ba báo cáo này có thể giúp kế toán viên và các nhà đầu tư tiềm năng hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của doanh nghiệp bạn.

7. Quan tâm hơn đến quản lý dòng tiền

Trong ba báo cáo tài chính trên, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, trong đó nêu chi tiết tất cả các khoản thanh toán bằng tiền mặt và thu nhập, là đặc biệt quan trọng. Nó có thể cung cấp cho bạn sự hiểu biết về cách các chi phí kinh doanh và dòng thu nhập cụ thể ảnh hưởng đến tình hình tài chính của công ty bạn. Bằng cách phân tích dòng tiền, bạn có thể nhận thấy rằng một số khách hàng nhất định thường xuyên thanh toán hóa đơn trễ hoặc một số nhà cung cấp đang tính phí doanh nghiệp của bạn cao hơn khả năng chi trả của bạn. Biết những điều đó có thể giúp bạn quyết định khi nào nên ngừng kinh doanh với một số khách hàng và nhà cung cấp nhất định hoặc cách đặt giá của bạn.

8. Tiến hành đánh giá hàng quý

Trong quá trình đánh giá hàng quý, chuyên gia kế toán sẽ xem xét tất cả dữ liệu tài chính của bạn do nhân viên kế toán ghi lại và sử dụng dữ liệu đó để đưa ra khuyến nghị về sự phát triển của doanh nghiệp, cắt giảm chi phí, vay, cho vay và các vấn đề tài chính khác. Bạn cũng có thể muốn dành thời gian này để lập chiến lược và lập kế hoạch cho tương lai của doanh nghiệp.

9. Kiểm tra kỹ sổ sách kế toán của bạn bằng thẻ tín dụng và sao kê ngân hàng

Kiểm tra kỹ tất cả các giao dịch được ghi lại với bảng sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng mỗi tháng là một thông lệ tốt để giảm thiểu rủi ro sai sót trong sổ sách kế toán. Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là bảng sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng không thay thế việc ghi chép sổ sách tốt. Các ngân hàng và thẻ tín dụng đôi khi cũng có thể mắc lỗi, vì vậy điều quan trọng là bạn phải có hồ sơ hóa đơn và biên lai của riêng mình.

10. Thuê chuyên gia khi cần

Sổ sách kế toán có thể là rất nhiều công việc, đặc biệt nếu bạn là một chủ doanh nghiệp nhỏ bận rộn. Trì hoãn và không ghi lại các giao dịch có thể dẫn đến công việc kế toán chồng chất và khiến hồ sơ của bạn rất khó quản lý. Nếu bạn thấy mình bị tụt lại phía sau hoặc cảm thấy choáng ngợp với công việc kế toán, bạn nên thuê một nhân viên kế toán chuyên nghiệp, người có thể dành thời gian cần thiết để cập nhật sổ sách của bạn.